Oświadczenia majątkowe Oświadczenia Majątkowe
portal Centralnego Biura Antykorupcyjnego Deklaracje majątkowe - Standardy międzynarodowe

Deklaracje majątkowe jako narzędzie do walki z korupcją

Ujawnianie stanu majątkowego przez urzędników publicznych jest dobrze ugruntowanym narzędziem zapobiegania korupcji oraz wzmacniania integralności w administracji publicznej. Kraje stosują to narzędzie w celu identyfikowania nieujawnionego majątku, zapobiegania konfliktom interesów oraz promowania odpowiedzialności urzędników publicznych. Według badań Banku Światowego, ponad 160 krajów na całym świecie wprowadziło systemy ujawniania danych finansowych. Deklaracje majątkowe  stanowią również część globalnego  systemu  w zakresie walki z korupcją. Deklaracje majątkowe odgrywają ważną rolę: w wykrywaniu i badaniu nielegalnego wzbogacenia lub nieujawnionego majątku urzędników publicznych,  śledztwach dotyczących sprawach korupcyjnych oraz w odzyskiwaniu majątku. Śledczy oraz specjaliści ds. odzyskiwania aktywów mogą wykorzystać informacje zawarte w deklaracjach majątkowych do identyfikowania i śledzenia dochodów z przestępstw korupcyjnych lub do wykazywania nieuzasadnionych zmian majątkowych.

Elementy systemu składania deklaracji majątkowych

Kluczowe rekomendacje dotyczące formularza deklaracji majątkowych:
Niewłaściwie przygotowany  formularz deklaracji majątkowych żąda zbyt wielu lub zbyt mało informacji, przez co nie spełnia celów systemu w swoim założeniu. Formularz deklaracji  majątkowych stanowi punkt wyjścia dla urzędników publicznych, którzy są zobowiązani do jego wypełnienia (zwanych w tym przewodniku „deklarantami” lub „osobami składającymi deklarację”). Informacje przekazywane przez urzędników za pomocą formularza stanowią fundament dla wszystkich późniejszych procesów w systemie, ponieważ te procesy (weryfikacja, wymiana informacji z innymi instytucjami, wykrywanie nieprawidłowości i inne) opierają się na danych przekazanych na wstępnym etapie. Niewłaściwie przygotowany formularz deklaracji majątkowych może w związku z tym osłabić cały system ujawniania majątku. Aby opracować solidny formularz deklaracji majątkowych, zalecamy przestrzeganie następujących zasad:
Formularz deklaracji majątkowych powinien być:

• Istotny
• Czytelny i zrozumiały dla użytkownika
• Kompleksowy, ale zrównoważony i proporcjonalny w zbieraniu danych osobowych
• Dostosowany do danego kraju i oparty na ocenie ryzyka
• Dokumentem żywym, łatwym do modyfikacji
• Wspierany przez wytyczne

Istotny. Projektując formularz deklaracji majątkowych, należy pamiętać o celach krajowego systemu dotyczącego ujawniania majątku i interesów. Formularz powinien żądać informacji, które przyczynią się do osiągnięcia tych celów. Powinien być na tyle szeroki, by uwzględniać dane, które mogą być później wykorzystane do egzekwowania wymagań i ograniczeń antykorupcyjnych. Na przykład, jeśli prawo danego kraju ogranicza pełnienie funkcji zewnętrznych przez urzędników publicznych w trakcie sprawowania urzędu, formularz deklaracji majątkowych powinien zawierać informacje o zewnętrznych działalnościach i pełnionych funkcjach. Jeśli celem systemu jest wykrywanie nielegalnie uzyskanych aktywów urzędników, formularz powinien zawierać informacje o wydatkach oraz wpływach finansowych, aby pomóc ustalić, czy aktywa są proporcjonalne do dochodów. Istotność dotyczy nie tylko ogólnego zakresu formularza, ale także szczegółów dotyczących rodzaju aktywów. Jeśli konkretne dane lub pole informacyjne nie sprzyjają przejrzystości ani przyszłej weryfikacji, dane te nie powinny być wymagane. Jednym z podejść przy projektowaniu formularza jest odwrócona analiza znanych naruszeń prawa, aby sprawdzić, jak formularz mógłby regulowanych. Poprzez dostosowanie zakresu wymaganych informacji, twórcy formularza mogą osiągnąć oba cele systemu ujawniania majątku zostać ulepszony w celu wykrywania, udowadniania i zapobiegania podobnym naruszeniom w przyszłości. Cel jakim jest zapobieganie nadużyciom  może kształtować projekt formularza, ponieważ wymóg ujawniania określonych informacji może pomóc w zapobieganiu wykroczeniom, szczególnie jeśli te informacje zostaną upublicznione. Na przykład, wymaganie ujawnienia wszystkich kontraktów zawartych przez urzędnika, jego członków rodziny lub powiązane podmioty prawne z instytucjami rządowymi może zapobiec nadużyciom w zamówieniach publicznych lub w licencjonowaniu podmiotów. Na przykład, jeśli formularz żąda informacji o nabytych aktywach, może to pomóc w ustaleniu oznak nieuzasadnionego wzbogacenia. Jeśli ten sam formularz prosi również o informacje na temat stron transakcji, która doprowadziła do nabycia tych aktywów, może to również pomóc wykryć potencjalny lub istniejący konflikt interesów.

Czytelny i zrozumiały dla użytkownika. Formularz deklaracji majątkowych można traktować jako narzędzie techniczne do zbierania danych w celu weryfikacji zgodności z wymaganiami antykorupcyjnymi. Osoby zajmujące się polityką antykorupcyjną i projektujące formularz zwykle koncentrują się przede wszystkim na celach systemu ujawniania majątku i interesów i mogą nie uwzględniać kwestii takich jak wygoda dla składającego deklarację i łatwość korzystania z formularza. Jednak przejrzysty i przyjazny dla użytkownika formularz jest korzystny dla wszystkich stron. Zapewnia, że deklarant rozumie, jakie informacje są wymagane i jak je dostarczyć; że proces nie jest uciążliwy, a wypełnienie formularza sprzyja dokładności, minimalizując przypadkowe błędy; oraz że instytucja weryfikująca otrzyma formularz, który jest dokładny i kompletny, zawierający dane możliwe do zweryfikowania. Jeśli formularz nie jest czytelny i łatwy do wypełnienia dla użytkownika, jakość zebranych danych jest zagrożona, a jego użyteczność zmniejszona. W rezultacie instytucja zajmująca się badaniem deklaracji  majątkowych będzie musiała poświęcić dodatkowe zasoby na wyjaśnienie błędów składanych deklaracji, co zabierze czas potrzebny na przeprowadzenie dogłębnej weryfikacji deklaracji.

Kompleksowy, ale zrównoważony. Formularz deklaracji majątkowych będzie skuteczny, jeśli dostarczy wystarczającą ilość istotnych danych do prawidłowego funkcjonowania systemu, nie żądając nadmiernych lub mylących informacji. Na przykład, formularz nie powinien być zbyt uciążliwy dla składających deklarację, wymagając informacji, które mają ograniczoną lub żadną wartość w realizacji celów systemu dotyczącego ujawniania majątku i interesów. Osiągnięcie odpowiedniej równowagi nie jest jednak łatwe. Twórcy formularza mogą chcieć rozszerzyć formularz, aby uchwycić jak najwięcej informacji, licząc, że będą one przydatne do przyszłej weryfikacji. Należy jednak zachować równowagę, uwzględniając zasadę proporcjonalności, która jest opisana w następnym akapicie. Po pierwsze, formularz deklaracji majatkowych zbiera dane osobowe i powinien przestrzegać zasad ochrony danych, w tym zasady minimalizacji, czyli „proporcjonalności”. Oznacza to, że dane osobowe powinny być odpowiednie, istotne i ograniczone do tego, co jest niezbędne w związku z celami, dla których są przetwarzane. Po drugie, wymaganie nadmiernych i zbędnych informacji może być kontrproduktywne, skłaniając deklarantów do zatajenia informacji lub ich zniekształcenia. Po trzecie, wymaganie nadmiernych informacji może spotkać się z oporem ze strony decydentów, którzy mogą wykorzystać zbieranie nadmiernych danych jako pretekst do ograniczenia systemu deklaracji majątkowych lub do oporu przed jego dalszym wzmocnieniem. Aby osiągnąć równowagę, projektanci formularza powinni zapewnić, że każdy punkt danych w formularzu jest zgodny z wcześniej wymienionymi zasadami i że jest istotny dla przejrzystości i odpowiedzialności (jeśli istotne informacje są publikowane), lub użyteczny dla weryfikacji i późniejszego wykrywania możliwych naruszeń wymagań antykorupcyjnych i standardów integralności. Informacje, które nie sprzyjają odpowiedzialności urzędników publicznych ani nie ułatwiają egzekwowania wymagań antykorupcyjnych, powinny zostać uznane za nadmierne i wyłączone z formularza. Na przykład formularz może wymagać informacji o kontrahencie transakcji, ale nie musi żądać szczegółowych danych na jego temat. Może poprosić tylko o dane niezbędne do identyfikacji osoby za pomocą innych źródeł, a pewne informacje mogą zostać zachowane na potrzeby wyjaśnienia podczas procesu weryfikacji, jeśli zostanie on wszczęty. Poziom szczegółowości wymaganych informacji powinien również uwzględniać, czy deklarant posiada odpowiednie dane lub jakie będzie musiał podjąć kroki, aby je uzyskać, a jeśli tak, to jak uciążliwe będą te kroki. Przewodnik ten nie sugeruje, aby wszystkie informacje zawarte w proponowanym formularzu były publiczne. Jest to odrębny temat, który wykracza poza zakres tego przewodnika. Decyzja o ujawnieniu informacji publicznie powinna być oparta na zasadzie znalezienia odpowiedniej równowagi między prywatnością, bezpieczeństwem osobistym, a interesem publicznym w badaniu stanu majątkowego i konfliktu interesów urzędników publicznych.

Dostosowany do kontekstu danego kraju. Aby formularz był skuteczny, musi być dostosowany do ryzyk i kontekstu danego kraju. Proponowany w tym przewodniku kompleksowy formularz nie ma na celu sugerowania rozwiązania uniwersalnego, lecz oferuje wskazówki dotyczące różnych typów danych, które powinien uwzględniać formularz kompleksowy i zrównoważony. Projekt formularza jest jednym z elementów systemu ujawniania majątku i konfliktu interesów, w którym należy zastosować podejście oparte na ryzyku. Formularz powinien odzwierciedlać nie tylko cel systemu ujawniania majątku, aby był relewantny (jak wspomniano wcześniej), ale także powinien uwzględniać krajowe praktyki prawne (np. sposób regulowania struktur własnościowych), relacje rodzinne i tradycje (np. sposób regulowania zakresu ujawniania danych dotyczących członków rodziny i innych osób bliskich deklarantowi) oraz analizę wzorców korupcji i ukrywania aktywów. Jednocześnie twórcy formularza powinni pamiętać, że globalizacja rozszerzyła korupcję poza granice państwowe, także w kontekście nabywania i lokowania nielegalnych dochodów, dlatego formularz powinien być wystarczająco szeroki, aby uwzględniać takie sytuacje.

Dokument żywy. Formularz powinien być traktowany jako dokument otwarty na regularne zmiany i dostosowywanie. Potrzeba elastyczności sprawia, że autorzy tego przewodnika nie traktują pól i typów informacji w proponowanym formularzu jako niezmiennych. Formularz to dokument żywy, który powinien być zmieniany i wzmacniany na podstawie potrzeb kraju i zdobytych doświadczeń. Instytucje odpowiedzialne za system ujawniania majątku i interesów powinny korzystać z różnych źródeł, aby udoskonalać formularz. Jednym z takich źródeł są wyniki wcześniejszych weryfikacji, pokazujące typowe błędy, które można wyeliminować poprzez: wprowadzenie poprawek do formularza lub wzorce ukrywania aktywów czy zniekształcania danych, które powstają w wyniku luk w formularzu. Ważne jest, aby w procesie tworzenia i aktualizacji formularza uwzględnić opinie zwrotne interesariuszy, którzy mają różne punkty widzenia. Na przykład, projektanci formularza (np. instytucja ds. przeciwdziałania korupcji odpowiedzialna za system ujawniania majątku i interesów) mogą przeprowadzić ankiety wśród deklarantów lub poznać ich uwagi na temat formularza poprzez zapytania i prośby o wyjaśnienia. Deklaranci mogą wskazać niedoskonałości formularza lub pokazać, gdzie można go poprawić pod względem treści lub łatwości składania danych. Ponadto twórcy formularza mogą zbierać opinie i rekomendacje od funkcjonariuszy organów ścigania i innych urzędników, którzy wykorzystują formularz do weryfikacji lub innych działań egzekucyjnych. Tacy praktycy mogą ujawnić istniejące luki w formularzu lub pomóc przetestować hipotezy proponowane przez specjalistów antykorupcyjnych (np. jakie informacje powinny być zbierane w celu wykrycia określonego typu aktywów lub konfliktu interesów). Po trzecie, warto zaangażować interesariuszy spoza sektora publicznego, takich jak organizacje pozarządowe, dziennikarzy śledczych i innych przedstawicieli mediów, oficerów odpowiedzialnych za przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz innych praktyków. Ich opinie i sugestie mogą stanowić cenne źródło w opracowywaniu solidnego formularza, który w zrównoważony sposób osiąga cele systemu. Praktyki i techniki stosowane w sektorze prywatnym (np. systemy zgodności oparte na ryzyku oraz rozwiązania informatyczne do zbierania i przetwarzania danych) mogą również stanowić istotne źródło dla ciągłego doskonalenia formularza.

Łatwy do dostosowania. Formularz nie powinien być sztywny. Dlatego nie zalecamy załączania wzoru formularza do głównej ustawy. Ustawa może określić kategorie informacji, które powinny być zawarte w formularzu oraz zdefiniować kluczowe pojęcia i wymagania, ale rzeczywisty wzór formularza z sekcjami, polami i wymaganiami dotyczącymi wprowadzania danych powinien być regulowany przez przepisy wykonawcze. Są one łatwiejsze do zmiany, co sprawia, że formularz jest bardziej elastyczny i skuteczny. Niemniej jednak formularz musi być w pewnym sensie ustandaryzowany. W przeciwnym razie może być narażony na wyzwania prawne, a niepewność prawna może prowadzić do nadużyć. Formalizacja formularza zapewni również, że deklaranci będą (a) świadomi, jakie informacje muszą dostarczyć, aby wypełnić formularz, oraz (b) poinformowani o wszelkich zmianach formularza przed ich wejściem w życie.

Wsparty przez wytyczne. Nawet najlepszy formularz nie jest w stanie uwzględnić wszystkich rzeczywistych sytuacji. Musi być więc wspierany przez rozbudowane wytyczne w różnych formatach (wskazówki wbudowane w formularz, samouczki, FAQ itp.) oraz działania szkoleniowe (kursy online przez platformy otwarte lub platformy dla urzędników publicznych, szkolenia stacjonarne lub oba te rodzaje). Instytucje odpowiedzialne za system ujawniania majątku i  interesów powinny zapewnić takie wytyczne i regularnie je aktualizować, w tym uwzględniając uwagi i zapytania od deklarantów.

Dlaczego formularz deklaracji majątkowych jest ważny

• stanowi punkt wyjścia do systemu ujawniania majątku i interesów,
• ułatwia lub utrudnia proces składania deklaracji,
• osłabia lub wzmacnia system ujawniania majątku i interesów,
• wpływa na wiarygodność systemu.

Wymagania dotyczące ujawniania i rejestrowania majątku powinny zapewniać, że:

• ujawnienie majątku obejmuje wszystkie istotne rodzaje dochodów i aktywów urzędników (wszystkie lub od określonego poziomu mianowania lub sektora i/lub ich krewnych).
• formularze deklaracji majątkowych umożliwiają porównanie rok do roku sytuacji finansowej urzędników.
• procedury ujawniania eliminują możliwości ukrywania aktywów urzędników za pomocą innych środków lub, w miarę możliwości, przez osoby lub podmioty, do których państwo-strona nie ma dostępu (np. za granicą lub przez nierezydentów).
• istnieje wiarygodny system kontroli dochodów i majątku dla wszystkich osób fizycznych i prawnych — taki jak w administracji podatkowej — do którego dostęp mają osoby lub podmioty powiązane z urzędnikami publicznymi.
• urzędnicy mają obowiązek udokumentowania/udowodnienia źródeł swoich dochodów.
• w miarę możliwości, pozbawia się urzędników możliwości deklarowania nieistniejących aktywów, które później mogłyby być wykorzystane jako uzasadnienie dla nielegalnego majątku.

Skoncentrowanie się na formularzu deklaracji majątkowych

Kategorie informacji zawarte w formularzu powinny być zgodne z celami systemu ujawniania majątku. Jak wyjaśniono wcześniej, cele te mogą obejmować wykrywanie nieuczciwego wzbogacenia, zapobieganie konfliktom interesów lub oba te cele. Wykrywanie nieuczciwego wzbogacenia oznacza ujawnienie nielegalnego majątku na podstawie analizy przepływów finansowych (przychodów i wydatków) oraz przepływów aktywów. Zapobieganie konfliktom interesów to szeroka kategoria, która obejmuje nie tylko potencjalne, aktualne lub pozorne konflikty związane z podejmowaniem konkretnych decyzji, ale także zakazy lub ograniczenia dotyczące sytuacji, które mogą prowadzić do konfliktu interesów, takich jak zakazy piastowania kilku funkcji publicznych jednocześnie lub podejmowania określonych działalności zawodowych podczas sprawowania urzędu, przyjmowania darowizn, posiadania interesów finansowych i korporacyjnych czy aktywności po ustaniu zatrudnienia. Proponowany formularz uwzględnia oba cele (wykrywanie nielegalnego wzbogacenia i zapobieganie oraz wykrywanie konfliktów interesów), ponieważ wiele krajów musi odpowiedzieć na oba wyzwania. Na podstawie naszego doświadczenia z systemami, które mają różne cele, opracowaliśmy  formularz tak aby, uwzględniając główne trendy identyfikowane w różnych jurysdykcjach, proponując rozwiązania dla istotnych luk lub niedociągnięć występujących w wielu systemach dotyczących ujawniania majątku.

Formularz, który proponujemy, odpowiada na oba cele (wykrywanie nielegalnego wzbogacenia oraz zapobieganie konfliktom interesów), ponieważ wiele krajów musi stawić czoła wyzwaniom związanym z niewyjaśnionymi zmianami w majątku oraz z konfliktami interesów. Większość systemów ujawniania majątku wymaga od deklarujących informacji na temat aktywów ruchomych i nieruchomych, dochodów, akcji i papierów wartościowych i/lub relacji z instytucjami finansowymi. Niektóre systemy koncentrują się na zbieraniu danych o innych interesach urzędników, takich jak zajmowane stanowiska poza sektorem publicznym czy aktywności po zakończeniu kadencji. Kategorie informacji stanowią szkielety deklaracji. Aby zebrać niezbędne dane na temat tych kategorii, formularz powinien składać się ze szczegółowych pytań, które wymagają od urzędników ujawnienia precyzyjnych informacji. Takie informacje powinny być wystarczające do celów identyfikacji, takich jak źródło dochodów (firma lub osoba fizyczna), oraz do celów weryfikacyjnych. Nie wszystkie elementy formularza będą stwarzać takie same wyzwania przy wdrażaniu, a wyzwania te będą się różnić w zależności od jurysdykcji. Jeśli kraj ma system identyfikacji narodowej, numer identyfikacyjny urzędnika prawdopodobnie wystarczy do potwierdzenia jego tożsamości. Jeśli jednak w danej jurysdykcji nie istnieje system ID, sprawa może być bardziej skomplikowana, a formularz będzie musiał wymagać ujawnienia kilku identyfikatorów (np. numeru dowodu tożsamości, numeru podatkowego i/lub numeru ubezpieczenia społecznego).

Kompleksowy formularz ujawniania majątku i interesów, który ma na celu wykrywanie niewyjaśnionego majątku i konfliktów interesów, powinien zawierać dane identyfikacyjne, informacje o źródłach i kwotach dochodów, w tym darowizn, dane o aktywach, wydatkach i zobowiązaniach, stanowiska pełnione w podmiotach spoza administracji rządowej oraz inne działalności generujące interesy. Większość informacji powinna dotyczyć urzędnika oraz jego bliskich członków rodziny, takich jak małżonek, dzieci, inni dependenci lub współlokatorzy. Informacje powinny obejmować interesy i działalność zarówno krajową, jak i zagraniczną. Dodatkowo, formularz powinien wymagać ujawnienia aktywów, które deklarujący oraz jego bliscy członkowie rodziny posiadają bezpośrednio lub pośrednio, współwłasności, które wykorzystują lub których są rzeczywistymi właścicielami.

Organizacja formularza deklaracji majątkowych

Formularz dotyczący ujawnienia majatku w wersji elektronicznej może być zorganizowany w sposób bardziej efektywny i przyjazny dla użytkownika niż formularz papierowy. Na przykład, formularz mógłby wyświetlać odpowiedzi w konkretnych polach tylko wtedy, gdy deklarujący wskażą, że dana sytuacja ich dotyczy (na przykład, jeśli deklarujący zaznaczą pole wskazujące, że zmienili nazwisko w poprzednim roku, formularz poprosi ich o podanie poprzedniego nazwiska). Formularz elektroniczny powinien również zawierać rozwijane menu (listy opcji, z których deklarujący mogą wybierać) w jak największej liczbie pól, aby zapewnić deklarującym najbardziej typowe odpowiedzi, minimalizując w ten sposób błędy i potrzebę ręcznego wpisywania informacji. Na przykład, formularz mógłby zawierać rozwijane menu do wprowadzania informacji o rodzajach aktywów (takich jak rodzaje nieruchomości) lub standardowych danych (takich jak listy krajów, miast, ulic, marek i modeli samochodów, walut itp.).

Formularz elektroniczny może także umożliwiać wykorzystanie wcześniejszych danych, które zostały już złożone przez deklarującego lub są dostępne z innych źródeł. Po pierwsze, formularz mógłby automatycznie uzupełniać pola na podstawie poprzedniej deklaracji złożonej przez deklarującego. Pozwoliłoby to deklarującemu na sprawdzenie danych i ich potwierdzenie lub wprowadzenie zmian, usunięcie pozycji, które nie są już istotne (np.: ponieważ zostały sprzedane), dodanie nowych pozycji lub zmianę wartości danych, jeśli to konieczne. W ten sposób tylko pierwsza deklaracja złożona przez deklarującego, w większości przypadków, wymagałaby znacznego nakładu pracy, a wszystkie kolejne deklaracje będą opierały się na tej pierwszej.

Po drugie, system elektroniczny może pobierać i przesyłać do formularza dane zewnętrzne, takie jak dane z innych rejestrów i rządowych baz danych. Deklarujący mógłby wtedy sprawdzić formularz i potwierdzić dokładność danych, bez konieczności ich ręcznego wpisywania. Dane te mogą pochodzić z administracji podatkowej, rejestru gruntów lub katastru, rejestru pojazdów, rejestru przedsiębiorstw, systemu wynagrodzeń rządowych i innych systemów rządowych.

Korzyści płynące ze stosowania elektronicznego formularza deklaracji majątkowych

Elektroniczny formularz dotyczący ujawniania majątku oferuje następujące korzyści:

• Pozwala na objęcie szerszego kręgu deklarujących
• Upraszcza proces składania deklaracji, czyniąc formularz bardziej przyjaznym dla użytkownika dzięki samouczkom, podpowiedziom, rozwijanym menu, wstępnie wypełnionym danym itp.
• Redukuje liczbę błędów w formularzu
• Ułatwia dalsze sprawdzanie przesyłanych deklaracji oraz weryfikację zgłoszeń
• Umożliwia komunikację elektroniczną z deklarującym
• Eliminuje potrzebę papierowych formularzy, które muszą być dystrybuowane, zbierane, przechowywane, archiwizowane i przetwarzane
• Może integrować się z zewnętrznymi źródłami danych
• Zapewnia różne tryby dostępu oraz lepsze zarządzanie danymi
• Umożliwia automatyczną publikację
• Dostarcza dane w formacie maszynowo czytelnym (do ponownego użycia)

Formularz można przesłać dopiero po złożeniu stosownego oświadczenia przez deklarującego.

Formularz składa się z sekcji i pól (czasami dodatkowo podzielonych na podsekcje). Pola mogą być łączone w bloki, na przykład informacje dotyczące własności deklarowanego majątku. Formularz powinien wskazywać, które sekcje i pola są obowiązkowe do wypełnienia — oznacza to, że formularz nie może zostać przesłany, jeśli nie są one uzupełnione. Sekcje dotyczące danych osobowych deklarujących i ich członków rodziny zazwyczaj są jedynymi obowiązkowymi sekcjami.

Minimalne informacje powinny być wymagane w innych sekcjach, jeśli deklarujący ma coś do zadeklarowania. Obowiązkowość pola powinna zależeć od minimalnych informacji niezbędnych do weryfikacji. Na przykład, jeśli podane informacje są niewystarczające do identyfikacji majątku, inne pole lub pola powinny stać się obowiązkowe.

Zasady walidacji danych w formularzach elektronicznych

Dla formularzy elektronicznych przydatne jest ustanowienie zasad określających, jakie informacje mogą być wpisywane w dane pole (np. jakie litery, cyfry lub symbole są dozwolone), co umożliwia automatyczną weryfikację poprawności danych.

Najlepszym sposobem organizacji sekcji, w których deklarujący może nie mieć nic do zgłoszenia, jest zadanie na początku każdej sekcji pytania, czy dana osoba ma coś do zadeklarowania, z odpowiedziami „tak” lub „nie.” W ten sposób deklarujący nie może później twierdzić, że zapomniał wypełnić konkretną sekcję. Jeśli odpowiedź brzmi „tak,” formularz powinien wymagać wprowadzenia przynajmniej jednego elementu w tej sekcji (np. nieruchomości posiadanej na jakiejkolwiek podstawie prawnej).

Opcje dla niewypełnionych pól

Formularz powinien także przewidywać opcje dla sytuacji, gdy deklarujący nie może wypełnić określonych pól z różnych powodów. W większości systemów standardowymi opcjami mogą być:

• „nie dotyczy”: używane, gdy pole nie odnosi się do deklarowanego elementu.
• „nieznane”: używane, gdy pole dotyczy deklarowanego elementu, ale deklarujący nie posiada wymaganych informacji i nie jest w stanie ich uzyskać.
• „członek rodziny nie udostępnił informacji”: używane w przypadku systemów, gdzie deklarujący musi dostarczyć dane dotyczące majątku posiadanego przez członka rodziny, ale członek rodziny odmówił udostępnienia stosownych informacji. W takich sytuacjach formularz lub regulacje wspierające powinny wyraźnie wymagać od deklarującego przedstawienia wszystkich informacji, jakie są mu znane na temat danego elementu.

Konsekwencje wynikające z odpowiedzialności deklarującego

Korzystanie z powyższych opcji nie zwalnia deklarującego z odpowiedzialności za podanie nieprawdziwych informacji. Na przykład zaznaczenie pola „wartość nieznana,” mimo że deklarujący posiada dokumenty potwierdzające tę wartość, oznacza podanie fałszywych informacji, co powinno stanowić czyn karalny. Deklarujący ponosi również odpowiedzialność za fałszywe informacje dotyczące majątku członka rodziny, np. gdy nie zgłosi domku letniskowego, z którego korzystał, a który należy do członka rodziny.

Okresy sprawozdawcze mogą różnić się w zależności od rodzaju deklaracji. Na przykład mogą być roczne, półroczne lub obejmować okres przed opuszczeniem stanowiska przez urzędnika publicznego czy po zakończeniu jego zatrudnienia. Okresy te mogą również różnić się w zależności od kontekstu danego kraju (np. rok sprawozdawczy może nie pokrywać się z rokiem kalendarzowym). Niezależnie od tego, jak okres sprawozdawczy jest zdefiniowany, kluczowe jest, aby nie było przerw między kolejnymi składanymi deklaracjami. Na przykład deklarujący, który opuszcza urząd i musi złożyć deklarację końcową, może jeszcze nie złożyć deklaracji za poprzedni rok; w takim przypadku deklaracja końcowa powinna obejmować cały okres od daty zakończenia okresu sprawozdawczego poprzedniej złożonej deklaracji.

Majątek

Aby uzyskać dokładny opis majątku deklaranta, formularz powinien wymagać od urzędników zadeklarowania wszystkich aktywów ruchomych i nieruchomych, a także wszystkich aktywów materialnych i niematerialnych. Zgłoszenie nieruchomości zazwyczaj jest łatwiejsze do zweryfikowania, ponieważ takie aktywa są zazwyczaj rejestrowane i mogą być porównywane z odpowiednimi rejestrami. W przypadku aktywów ruchomych, łatwość ujawnienia zależy od rodzaju aktywa. Na przykład samochody zwykle są rejestrowane w większości jurysdykcji, podczas gdy inne rodzaje aktywów ruchomych, takie jak antyki czy dzieła sztuki kolekcjonerskiej, mogą nie być zarejestrowane, mimo że czasami mają wyższą wartość niż samochody. Kluczowe kwestie dotyczące ujawniania majątku to: (a) jak zidentyfikować aktywo; (b) jak wyrazić jego wartość; (c) jak przedstawić jego nabycie — czyli kiedy i jak zostało nabyte; oraz (d) określić charakter relacji deklaranta z tym aktywem.
Niezależnie od specyfiki każdego aktywa, poniżej przedstawiono ogólne zasady, które należy wziąć pod uwagę przy rozpatrywaniu czterech kluczowych kwestii związanych z ujawnianiem majątku:

Identyfikacja aktywa. Aby dokładnie zidentyfikować aktywo, formularz powinien wymagać podania pełnego adresu, w którym znajduje się aktywo (w przypadku nieruchomości), kraju, w którym się znajduje (w przypadku niektórych aktywów ruchomych, takich jak pojazdy), numeru rejestru nieruchomości (jeśli dotyczy), typu i rozmiaru aktywa oraz innych istotnych cech opisowych. Przydatne może być również żądanie informacji, które mogą znajdować się w innych rejestrach, bazach danych lub dokumentach, aby uprościć weryfikację (na przykład numer rejestracyjny, miejsce i data rejestracji oraz organ rejestrujący).

Wartość aktywa. Jest to jedna z najtrudniejszych kwestii, którą należy rozwiązać, uwzględniając kontekst krajowy, cele systemu ujawniania majątku oraz łatwość uzyskiwania informacji przez składającego deklarację. Wartość aktywa może być wyrażona na różne sposoby: wartość rynkowa (w momencie nabycia lub w momencie składania deklaracji), wartość zakupu, wartość katastralna, wartość oszacowana, wartość fiskalna lub wartość ubezpieczeniowa. Wybór jednej z tych wartości wiąże się z pewnymi kompromisami i złożonościami. Niezależnie od tego, który typ wartości zostanie wybrany, najważniejszym czynnikiem jest odpowiednie przedstawienie tej wartości składającemu deklarację i zachowanie spójności w formularzu. Zasadniczo nie zaleca się stosowania wartości rynkowej przy opisie aktywa, przynajmniej nie jako jedynego sposobu reprezentowania wymaganej wartości w formularzu. Wartość rynkowa jest ciągle zmienna, trudna do śledzenia przez osobę niebędącą ekspertem i zależy od wielu zmiennych, co sprawia, że łatwo popełnić błąd przy próbie oszacowania wartości rynkowej. Ponadto, aktualna cena rynkowa aktywa nabytego dawno temu może stworzyć błędne wrażenie posiadania większego majątku i zaszkodzić reputacji deklaranta, jeśli te informacje zostaną ujawnione publicznie. Poprzez podanie szczegółowych informacji o aktywie (lokalizacja, rok nabycia, powierzchnia, wartość nabycia w przypadku nieruchomości; marka i model, wartość nabycia w przypadku aktywów ruchomych), formularz zapewnia wystarczającą przejrzystość, aby społeczeństwo mogło zrozumieć majątek deklaranta, a instytucja weryfikacyjna przeprowadziła sensowne kontrole. Aktualna wartość rynkowa nie ma znaczenia w kontekście śledzenia niewytłumaczonego majątku, ponieważ instytucja weryfikacyjna musi porównać dostępne informacje o dochodach i oszczędnościach z kwotą wydaną na nabycie aktywa w momencie jego zakupu, a nie w momencie składania deklaracji. Najbardziej istotną wartością dla celów ujawnienia aktywów jest cena zakupu, która może się również różnić, na przykład pomiędzy ceną podaną w dokumencie potwierdzającym zakup (jeśli taki dokument istnieje) a ceną rzeczywiście zapłaconą za nabycie aktywa. Optymalnie, formularz powinien wymagać podania ceny rzeczywiście zapłaconej, ponieważ pokazuje to rzeczywisty wydatek deklaranta, który można porównać z jego dochodami. Gdy cena zakupu jest wskazana, instytucja weryfikacyjna może porównać ją z minimalną lub średnią ceną rynkową podobnego aktywa i ustalić odpowiedni próg rozbieżności, aby sprawdzić, czy cena została zaniżona lub zawyżona przez deklaranta. Formularz może również poprosić o wartość oszacowaną aktywa, jeśli takie oszacowanie zostało dokonane i jeśli wartość jest znana lub powinna być znana deklarantowi (na przykład jeśli aktywo zostało niedawno oszacowane w celu użycia jako zabezpieczenie pożyczki). Jednak nie powinno być wymogu przeprowadzania specjalnej wyceny tylko w celu złożenia formularza deklaracji. W przypadku aktywów ruchomych, innym zagadnieniem związanym z wartością jest ustalenie progu. Niezasadne byłoby wymaganie, aby urzędnik publiczny zadeklarował wszystkie aktywa ruchome. Możliwym rozwiązaniem tego problemu jest określenie wartości pieniężnej dla biżuterii, dzieł sztuki, antyków i innych aktywów ruchomych, które mają być zadeklarowane — na przykład, wszelkie przedmioty lub kolekcje (zestawy) przedmiotów o wartości powyżej 3 000 USD, w zależności od kontekstu krajowego. Tego typu próg może również być istotny w odniesieniu do zwierząt hodowlanych, chociaż zależy to od specyfiki sytuacji: na przykład, może nie być konieczne deklarowanie własności dwóch owiec, ale z pewnością istotne będzie ujawnienie własności konia wyścigowego. Tutaj kontekst krajowy i zdrowy rozsądek powinny mieć decydujące znaczenie. Jak w innych sekcjach, należy wziąć pod uwagę łatwość wypełnienia formularza, ale nie powinna być to najważniejsza kwestia. Formularz powinien obejmować wszystkie istotne aktywa i zmiany w majątku deklaranta.

Nabycie aktywa. Jeśli system koncentruje się na śledzeniu nieuzasadnionych zmian w majątku, formularz powinien wymagać, aby składający deklarację podali datę nabycia posiadanych aktualnie aktywów (dokładna data, miesiąc i rok lub przynajmniej rok, jeśli dokładna data jest trudna do ustalenia). Z punktu widzenia unikania konfliktu interesów, data nabycia może również być istotna: na przykład, jeśli urzędnik nabył akcje będąc w urzędzie, może to wskazywać na niewłaściwe wykorzystanie informacji poufnych. Informacje o tym, jak aktywo zostało nabyte (czy zostało kupione, odziedziczone, czy otrzymane w darowiźnie), są również istotne dla wewnętrznej spójności zadeklarowanych informacji. Pomaga to dopasować zmiany w aktywach do zmian w dochodach, ujawnia interesy (np. relacje z osobą, która darowała aktywo) lub sprawdza ewentualne oznaki ukrywania niezasłużonych korzyści poprzez legalne źródła. Sposób nabycia znacznie ułatwia weryfikację deklaracji dotyczących ujawnienia aktywów i interesów.

Charakter własności lub kontroli. Formularz deklaracji majątkowej powinien obejmować aktywa, które należą do urzędnika lub członków jego rodziny w następujący sposób:
I. Formalna własność aktywa.
II. Współwłasność (z obowiązkiem podania danych identyfikacyjnych wszystkich współwłaścicieli oraz informacji o tym, czy i jaka część aktywa jest podzielona pomiędzy współwłaścicieli — na przykład, gdy są dwaj współwłaściciele, z których każdy posiada 50% aktywa).
III. Inna osoba lub podmiot prawny posiada aktywo, ale urzędnik lub członek jego rodziny korzysta z niego legalnie (z obowiązkiem podania informacji o podstawie prawnej takiego korzystania, np. umowa najmu/wynajmu oraz o właścicielu lub zarządcy aktywa, jeśli deklarant nie zna danych identyfikacyjnych właściciela aktywa).
IV. Inna osoba (właściciel nominalny) formalnie posiada aktywo, ale urzędnik lub członek jego rodziny sprawuje nad nim kontrolę majątkową.

Definicja kontroli majątkowej może różnić się w zależności od kraju. Jedną z opcji jest zdefiniowanie kontroli majątkowej jako aktywa: a) nad którym urzędnik publiczny lub członek jego rodziny sprawuje kontrolę, będąc w stanie podejmować działania (bezpośrednio lub za pośrednictwem innych osób), które są tożsame w istocie z prawem do dysponowania aktywem, b) z którego urzędnik lub członek jego rodziny czerpie korzyść, otrzymując dochód lub mając prawo do jego otrzymywania, lub c) które zostało nabyte na zlecenie urzędnika lub członka jego rodziny, lub na jego koszt. Definicja ta jest przykładem tego, jak kontrola majątkowa nad aktywami może być interpretowana i wyjaśniona w przepisach antykorupcyjnych i formularzu. Powinna być dostosowana do kontekstu krajowego i regulacji prawnych, ale wystarczająco szeroka, by obejmować relacje własnościowe do aktywów ustanowione za granicą.
Aktywo jest przechowywane w ramach powiernictwa (lub podobnej strukturze prawnej), w której urzędnik lub członek jego rodziny jest beneficjentem, fundatorem lub zarządcą. Aktywo może generować dochód lub zostać zakupione za pożyczkę. Składający deklarację powinni być świadomi, że te oraz inne okoliczności mogą wymagać wpisów w innych częściach formularza.

Poza powyższymi ogólnymi wytycznymi i w celu lepszego uwzględnienia specyfiki każdego rodzaju aktywa, które może należeć do deklaranta i członków jego rodziny, formularz powinien wyjaśniać, że pola w każdej jego podsekcji dotyczą jednego konkretnego przedmiotu (na przykład, działki gruntowej); jeśli deklarant musi zgłosić kilka przedmiotów (na przykład, kilka działek gruntowych), należy utworzyć nowy wpis dla każdego przedmiotu, a dane należy wprowadzić do odpowiednich pól.

Niedokończona budowa
Ważne jest, aby formularz uwzględniał nieruchomości, które są w trakcie budowy, ponieważ mogą one stanowić istotną inwestycję lub mogą ukrywać użytkowanie lub własność nieruchomości, jeśli deklarant nie uzyska pełnego tytułu prawnego. Opis niedokończonej budowy ma swoje specyficzne cechy, dlatego lepiej jest zorganizować ją jako osobną podsekcję formularza. Podsekcja ta obejmuje nieruchomości w budowie, nieruchomości, które zostały wybudowane, ale nie zostały formalnie zatwierdzone do zamieszkania lub do innego rodzaju użytkowania, bądź prawa, które nie zostały jeszcze zarejestrowane zgodnie z wymaganą procedurą prawną. Niedokończona budowa powinna być zgłoszona, jeśli spełnia przynajmniej jeden z następujących warunków: (a) nieruchomość lub prawa do przyszłej nieruchomości należą do deklaranta lub członka jego rodziny, (b) nieruchomość znajduje się na działce, która jest w posiadaniu, dzierżawie lub pod innym prawem użytkowania deklaranta lub członka jego rodziny, lub (c) nieruchomość została w całości lub w zdecydowanej większości wybudowana z materiałów lub na koszt deklaranta lub członka jego rodziny. Krajowe przepisy prawne mogą wskazywać inne cechy takiej nieruchomości, które powinny zostać uwzględnione w formularzu.

Pojazdy, łodzie, statki powietrzne, maszyny itp.
Ponieważ pojazdy i inne podobne ruchome składniki mają unikalne cechy, lepiej jest uwzględnić je w osobnej sekcji. Formularz może ustalić minimalny próg wartości dla ujawnienia pojazdu, aby uniknąć ujawniania przedmiotów o niskiej wartości. Formularz lub wytyczne do niego powinny również określić, co uznaje się za pojazd, odwołując się do innych przepisów prawnych lub zawierając autonomiczną definicję (na przykład „maszyna lub mechanizm samobieżny”).

Inne ruchome składniki majątku
Formularz powinien zawierać informacje o wartościowych ruchomych składnikach majątku innych niż pojazdy. Takie składniki mogą różnić się rodzajem i obejmować zwierzęta hodowlane, dzieła sztuki, biżuterię oraz artefakty historyczne, kulturowe lub religijne. Ta podsekcja formularza obejmuje również kolekcje i zestawy takich przedmiotów. Aby uniknąć ujawniania licznych przedmiotów gospodarstwa domowego i osobistych rzeczy, prawo powinno ustanowić próg wartości dla ujawniania takich ruchomych składników majątku (na przykład 3000 USD za przedmiot lub za kolekcję/zestaw).

Rodzaj ruchomych składników majątkowych:

• dzieła sztuki
• biżuteria
• kamienie szlachetne
• antyki
• artefakty kulturowe lub religijne
• zwierzęta hodowlane
• zwierzęta domowe
• urządzenia elektroniczne
• inne

Papiery wartościowe i akcje (z wyjątkiem udziałów w podmiotach gospodarczych)
Ujawnianie informacji na temat papierów wartościowych jest istotne w większości systemów, ponieważ dotyczy zarówno zmian w majątku osoby publicznej, jak i potencjalnych konfliktów interesów. Ta sekcja dotycząca papierów wartościowych powinna obejmować wszystkie rodzaje papierów wartościowych publicznych i prywatnych oraz instrumentów pochodnych. Akcje (prywatnie posiadane lub notowane na giełdzie) również powinny być uwzględnione w tej sekcji. Wyzwaniem przy odzwierciedlaniu wartości aktywów jest także kwestia papierów wartościowych, ponieważ ich wartość rynkowa podlega ciągłym zmianom. Aby poradzić sobie z tym wyzwaniem, formularz powinien wymagać podania wartości nabycia oraz wartości nominalnej papierów wartościowych, a nie deklaracji o bieżącej wartości rynkowej papierów wartościowych.

Rodzaj papierów wartościowych:

• akcje w spółce prywatnej (nie notowane na giełdzie)
• akcje w spółce publicznej (notowane na giełdzie)
• obligacje skarbowe
• obligacje komunalne
• obligacje prywatne
• weksle
• certyfikaty depozytowe
• certyfikaty inwestycyjne
• papiery wartościowe zabezpieczone hipoteką
• papiery wartościowe prywatyzacyjne
• instrumenty pochodne
• opcje
• kontrakty terminowe
• kontrakty
• swapy
• fundusze inwestycyjne
• papiery wartościowy rynku pieniężnego
• inne

Udziały w podmiotach gospodarczych innych niż akcje
Ta sekcja koncentruje się na udziale własnościowym, który deklarant lub członek jego rodziny posiada w przedsiębiorstwach, które są własnością dwóch lub więcej osób fizycznych lub osób prawnych. Nie dotyczy natomiast akcji w prywatnych lub publicznych spółkach. Nie obejmuje również działalności gospodarczej prowadzonej na własny rachunek (jednoosobowe działalności gospodarcze), ponieważ w takich przypadkach związane z działalnością aktywa i pasywa powinny być uwzględnione w aktywach i pasywach deklaranta. Dla celów deklaracji majątkowych aktywa jednoosobowych działalności gospodarczych traktowane są jako aktywa osobiste deklaranta lub członka jego rodziny. Gdy deklarant jest zobowiązany ujawnić wysokość swojego udziału własnościowego w podmiotach gospodarczych, powinien zadeklarować tylko rzeczywistą kwotę środków wniesionych do przedsiębiorstwa w formie kapitału (wkłady dokonane w formie pożyczek należy uwzględnić w zobowiązaniach finansowych).

Konta w bankach i innych instytucjach finansowych, skrytki depozytowe
Informacje dotyczące kont bankowych oraz innych produktów finansowych oferowanych przez banki lub inne instytucje finansowe (takie jak kasy oszczędnościowe i fundusze inwestycyjne) stanowią kategorię, która zazwyczaj nie stwarza szczególnych trudności w kwestii sposobu pozyskiwania informacji od osoby składającej deklarację. Informacje o kontach są łatwo dostępne i w większości przypadków łatwe do uzyskania przez deklarujących. Problemy w tej sekcji mogą pojawić się jednak w przypadku weryfikacji deklarowanych informacji, ponieważ w wielu jurysdykcjach przepisy dotyczące tajemnicy bankowej mogą stanowić przeszkodę. Ta sekcja powinna również obejmować informacje na temat skrytek depozytowych należących do urzędnika lub członka jego rodziny lub do których mają oni dostęp (na przykład za pośrednictwem pełnomocnictwa udzielonego przez inną osobę). Pewne konta bankowe mogą być wyłączone z wymagań dotyczących ujawniania (na przykład konta przeznaczone wyłącznie do odbioru świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych lub innych płatności gwarantowanych przez państwo, zgodnie z przepisami prawa).

Aktywa

Wyzwanie związane z aktywami pieniężnymi polega na braku ustandaryzowanego dowodu ich istnienia, chyba że są przechowywane w instytucjach finansowych, co utrudnia identyfikację ich źródeł i konkretnych lokalizacji (zwykle nie ma jednoznacznego śladu). Należy także znaleźć równowagę pomiędzy interesami realizacji celów systemu ujawniania aktywów a minimalizowaniem obciążenia osób składających deklaracje, ustalając odpowiednie progi dla ujawniania takich aktywów. Aby nie uczynić obowiązków deklarowania aktywów zbyt uciążliwymi, należy ujawniać tylko aktywa pieniężne powyżej określonego progu wartości. Progi te muszą być zdefiniowane w zależności od kontekstu danego kraju. Niektórzy specjaliści ds. ujawniania majątku wątpią w przydatność tej sekcji, ponieważ w większości przypadków narzędzia dostępne dla instytucji weryfikacyjnych nie pozwalają potwierdzić, czy wartość ujawnionych aktywów pieniężnych jest dokładna. Niemniej jednak, żądanie takich danych może okazać się przydatne w kontekście szerszego dochodzenia antykorupcyjnego. Na przykład, gdy gotówka zostaje znaleziona w miejscu zamieszkania podejrzanego lub pieniądze zostaną odkryte na koncie bankowym, a żadna z tych informacji nie została ujawniona w poprzedniej deklaracji majątkowej, takie zatajenie może zostać ukarane oddzielnie od przestępstwa pierwotnego, które zazwyczaj jest trudniejsze do udowodnienia. Informacje na temat aktywów pieniężnych są także niezbędne do śledzenia nieuzasadnionych zmian w majątku. Pokazują one kwotę oszczędności posiadanych przez deklaranta lub członków jego rodziny z poprzednich okresów sprawozdawczych, które, razem z otrzymanymi dochodami, mogą zostać porównane z nabytymi aktywami oraz wydatkami poniesionymi w tym okresie. Ryzyko, że deklarant ujawni nieistniejące zasoby gotówkowe, jest również równoważone przez fakt, że w systemach śledzących nieuzasadnione wzbogacenie nadmierna ilość aktywów pieniężnych wywoła dochodzenie, a deklarant będzie musiał wykazać prawne źródła tych aktywów. Brak takich źródeł prawnych może stanowić podstawę do ścigania nieuczciwego wzbogacenia lub konfiskaty nielegalnego majątku w ramach postępowań cywilnych lub administracyjnych. Inne kraje rozwiązują ten problem poprzez ustanowienie limitu na wysokość środków pieniężnych, jakie urzędnik publiczny może posiadać poza systemem finansowym.

Rodzaj aktywów:

• gotówka
• pieniądze przechowywane na koncie bankowym
• pieniądze zdeponowane w kasie oszczędnościowo-kredytowej lub innej instytucji finansowej nienależącej do sektora bankowego
• pieniądze zainwestowane w fundusz inwestycyjny/emerytalny
• metale szlachetne
• inne

Aktywa wirtualne

Aktywa wirtualne (na przykład kryptowaluty) są coraz częściej wykorzystywane jako narzędzie inwestycyjne lub do gromadzenia majątku. Mogą one jednak być używane do prania pieniędzy lub ukrywania nielegalnych korzyści publicznych urzędników. Grupa Zadaniowa ds. Działań Finansowych (FATF) definiuje aktywa wirtualne jako cyfrowe reprezentacje wartości, które mogą być wymieniane lub transferowane cyfrowo i mogą być wykorzystywane do celów płatniczych lub inwestycyjnych, w tym cyfrowe reprezentacje wartości, które pełnią funkcję środka wymiany, jednostki rachunkowej i/lub przechowalni wartości. FATF podkreśla, że aktywa wirtualne różnią się od waluty fiducjarnej, czyli pieniądza danego kraju, który jest uznawany za jego prawny środek płatniczy. Dlatego ważne jest, aby formularz nie pomijał tej stosunkowo nowej kategorii aktywów. Formularz powinien stosować szeroką definicję, która nie jest ograniczona do kryptowalut, aby obejmować istniejące i pojawiające się typy aktywów wirtualnych (na przykład niewymienne tokeny [NFT], które stają się popularnym aktywem cyfrowym, lub aktywa cyfrowe Metawersum). Ponieważ aktywa wirtualne mogą być powiązane z różnymi kategoriami innych aktywów uwzględnionych w formularzu, zaleca się uwzględnienie ich w osobnej podsekcji. Jeśli aktywa wirtualne są ujęte w podsekcji dotyczącej aktywów niematerialnych, formularz powinien wyraźnie to zaznaczyć, aby było to jasne dla składających deklaracje.

Lista najpopularniejszych aktywów wirtualnych powinna być regularnie aktualizowana, ponieważ często się zmienia. Są to m.in.:

• bitcoin
• binance Coin
• ethereum
• tether
• USD Coin

Pieniądze należne od deklaranta lub członka rodziny, roszczenia prawne do przyszłych płatności

Ta sekcja obejmuje: (a) pieniądze udzielone przez deklaranta lub członka rodziny jako prywatną pożyczkę innej osobie lub podmiotowi prawnemu, (b) prawa do roszczenia aktywów pieniężnych, które deklarant lub członek rodziny nabył, ale jeszcze ich nie zrealizował (na przykład prawo do dochodzenia długu od innej osoby, który został przeniesiony na deklaranta lub członka rodziny), (c) opcje lub inne umowy, na mocy których deklarant lub członek rodziny ma prawo do dochodzenia przeniesienia (w tym na rzecz płatności) aktywów finansowych, oraz (d) umowy ubezpieczeniowe, w ramach których deklarant lub członek rodziny są wskazani jako beneficjenci. Dane ujawnione w tym podrozdziale są użyteczne nie tylko do sprawdzania zmian w majątku i wykrywania nieuzasadnionych korzyści, ale także do uzyskania lepszego obrazu interesów i wpływów oddziałujących na funkcjonariusza publicznego. Aby wykluczyć pożyczki o niskiej wartości oraz inne drobne roszczenia, zaleca się ustalenie progu wartości dla ujawniania takich aktywów (na przykład 3 000 USD dla pierwotnej kwoty pożyczki lub łącznej kwoty, którą można dochodzić).

Dochody, darowizny i inne wpływy finansowe

Dochód jest jedną z najpowszechniejszych kategorii informacji wymaganych w oświadczeniach, niezależnie od celu systemu. Kwota dochodu i jego źródło są kluczowymi elementami osiągania obu celów systemu: identyfikowania, zapobiegania i zarządzania konfliktami interesów oraz monitorowania nieuzasadnionych zmian w majątku. Podsumowanie wszystkich kwot i źródeł dochodu pomaga zidentyfikować wahania majątku w czasie, kiedy jest połączone z informacjami o całkowitych oszczędnościach i nabytych aktywach w danym okresie sprawozdawczym lub czasie pełnienia funkcji. Ujawnienie darowizn, podobnie jak dochodów, może wspierać oba cele poprzez ujawnienie możliwych interesów lub potencjalnie wątpliwych źródeł dochodów, które mogą być wykorzystywane do ukrywania nieuzasadnionych korzyści. Jak w przypadku wielu innych kategorii informacji w formularzu, szczegóły są kluczowe przy projektowaniu sekcji dotyczącej dochodów. Należy wyjaśnić deklarującemu, czy należy podać wartość brutto czy netto dochodów, jaką walutę wskazać (krajową, zagraniczną lub obie), oraz jak obliczyć odpowiedni kurs wymiany, jeśli wskazana waluta jest obca. Dochód powinien być podawany najlepiej jako dochód netto (po opodatkowaniu, jeśli podatki zostały już zapłacone przez deklarującego lub pobrane u źródła dochodu), aby pokazać wartość, którą deklarujący faktycznie otrzymał i którą mógłby potem przeznaczyć na pokrycie wydatków. Jeśli okres sprawozdawczy kończy się przed zapłatą podatków lub jeśli podatki nie zostały pobrane przez płatnika, wtedy deklarujący mogą być zobowiązani do zgłoszenia dochodu brutto. Ważne jest, aby projektanci formularza uwzględnili wszystkie te szczegóły, jeśli dane mają być sprawdzane przez inne instytucje, takie jak administracja skarbowa. Na przykład, konsultacja w kwestii tego jak  podzielić dochody w formularzu deklaracji podatkowej przed zaprojektowaniem sekcji dochodów może pomóc w ułatwieniu procesu weryfikacji. Jednocześnie definicja dochodu na potrzeby ujawnienia majątku różni się od tej stosowanej w celach podatkowych lub księgowych. Na przykład, pożyczki otrzymane w okresie sprawozdawczym mogą być traktowane jako „dochód” w formularzu ujawnienia finansowego, mimo że nie są uznawane za dochód według norm rachunkowych lub podatkowych. Deklaracje podatkowe mają na celu ustalenie dochodu podlegającego opodatkowaniu, podczas gdy deklaracje majątkowe mają na celu odzwierciedlenie wpływów i wydatków finansowych oraz identyfikację konfliktów interesów. Dlatego formularz powinien również uwzględniać dochody, które nie podlegają opodatkowaniu, w celu obliczenia majątku. Ważne są przychody finansowe, które zwiększają środki finansowe deklarującego, które mogą być później wykorzystane na wydatki. Aby odzwierciedlić szerszy charakter dochodów ujawnionych w formularzu deklaracji majątkowych, podrozdział może być nazwany inaczej niż „Dochody” (na przykład „Dochody i inne wpływy finansowe”) lub wyjaśniać pojęcie „dochodu”. Dochód zazwyczaj ustala się na podstawie trzech głównych składników: (a) źródło (podmiot prawny lub osoba, od której deklarujący lub członek rodziny otrzymał dochód); (b) rodzaj (wynagrodzenie, honoraria, pieniądze ze sprzedaży aktywów ruchomych/nieruchomych, tantiemy, pieniądze z działalności gospodarczej i handlowej, dywidendy, wygrane w grach hazardowych, spadki itp.); (c) wartość. Sekcja powinna obejmować dochody deklarującego i wszystkich członków rodziny. Aby lepiej zorganizować informacje w tej sekcji, sugerujemy podzielenie jej na dwie części, jedną obejmującą dochody, a drugą obejmującą darowizny.

Dochody inne niż prezenty

Ta część formularza deklaracji majątkowych powinna uwzględniać wszystkie możliwe rodzaje dochodów innych niż prezenty, oferując listę najczęstszych rodzajów dochodów, z których deklarujący może wybrać. Ma to na celu uproszczenie składania deklaracji majątkowej i unikanie błędów. Proponowane rodzaje dochodów powinny być wystarczająco szczegółowe, aby (a) wyjaśnić zewnętrznemu czytelnikowi, w jaki sposób dochód został uzyskany oraz (b) być użyteczne do ewentualnej automatycznej analizy formularzy elektronicznych. Dochody, które nie są uwzględnione na liście najczęstszych kategorii dochodów, powinny być zgłoszone jako „Inne dochody” w otwartym polu, które zostanie udostępnione deklarującemu w celu opisania takich dochodów. Dochody powinny być zgłaszane w wartości w krajowej walucie. Jeśli dochód został otrzymany w walucie obcej, kwota powinna być zgłoszona w walucie, w której została otrzymana. Jeśli instytucja weryfikacyjna musi ustalić równowartość w krajowej walucie, zrobi to, stosując kurs wymiany obowiązujący w dniu, w którym dochód został otrzymany.

Rodzaje dochodów:

• dochód z zatrudnienia w głównym miejscu pracy (pensja, wynagrodzenie)
• dochód z zatrudnienia w drugim miejscu pracy
• premie, bonusy oprócz dochodu z zatrudnienia (jeśli wypłacane są nie jako część głównego dochodu z zatrudnienia)
• dochód z działalności gospodarczej (jednoosobowa działalność gospodarcza)
• dochód z działalności zawodowej (dochód z wykonywania zawodu)
  • adwokat
  • notariusz
  • rzeczoznawca
  • syndyk
  • komornik prywatny
• dochód ze sprzedaży aktywów
  • nieruchomości
  • pojazdów
  • udziałów w firmie
  • papierów wartościowych
  • inne 
• dochód z inwestycji i działalności gospodarczej (dywidendy)
• dochód z wynajmu/leasingu nieruchomości lub innych aktywów
• dochód z odsetek od depozytów w instytucjach finansowych
• dochód z odsetek od prywatnych pożyczek
• dochód z papierów wartościowych
• tantiemy
• wypłata z ubezpieczenia
• emerytura, zasiłek państwowy
• zwrot podatku
• cashback
• stypendium
• spadek
• wygrana na loterii i w grach hazardowych
• nagroda pieniężna
• odszkodowanie (wynagrodzenie za stratę lub obrażenia)
• dochód/dystrybucja z funduszu powierniczego lub aktywów trzymanych w powiernictwie

Prezenty

Prezenty otrzymywane przez osoby pełniące funkcje publiczne podważają integralność służby publicznej i tworzą konflikty interesów. Artykuł 8 Konwencji Narodów Zjednoczonych przeciwko Korupcji wymienia „wartościowe prezenty lub korzyści, z których może wyniknąć konflikt interesów w odniesieniu do pełnionych funkcji urzędników publicznych” jako elementy, które należy uwzględnić w deklaracjach urzędników publicznych. Regulacja prezentów otrzymanych przez urzędników publicznych często jest ujęta całościowo w krajowych przepisach antykorupcyjnych i wymaganiach. Ujawnienie prezentów powinno stanowić część regulacji dotyczących deklaracji majątkowych. Aby móc zidentyfikować możliwe oddziaływanie wpływające na urzędników publicznych z powodu prezentów lub nieuzasadnionych korzyści otrzymanych jako ukryte prezenty, ta sekcja powinna wymagać informacji o wszystkich prezentach, w tym tych otrzymanych w formie gotówki lub świadczeń rzeczowych. Te ostatnie (na przykład sponsorowana podróż) to prezenty, które mają znaną wartość pieniężną, ale nie są otrzymywane bezpośrednio w formie gotówki lub przedmiotu. Prezenty w formie aktywów innych niż gotówka lub świadczenia rzeczowe powinny być zgłaszane w odpowiedniej sekcji dotyczącej „Aktywów” (na przykład mieszkanie podarowane jako prezent powinno być uwzględnione w części deklaracji majątkowej dotyczącej nieruchomości, z prawem nabycia wskazanym jako „prezent”). Nie ma potrzeby powielania tych informacji w części dotyczącej prezentów, ponieważ dotyczy to  odpowiedniego rodzaju aktywów. Może również wystąpić rozbieżność między dwoma progami wartości; to znaczy, niektóre aktywa otrzymane jako prezenty mogą nie być zgłoszone w odpowiedniej sekcji dotyczącej aktywów, jeśli są poniżej progu zgłoszenia, podczas gdy muszą być zgłoszone w części dotyczącej prezentów, który ma niższy próg wartości do ujawnienia. Zalecamy ustalenie progu pieniężnego dla zgłaszania prezentów, aby uniknąć ujawniania prezentów o małej wartości i gościnności. Taki próg powinien być ustalony dla jednorazowych prezentów oraz prezentów otrzymanych od jednego źródła w okresie sprawozdawczym, aby zapobiec sztucznemu dzieleniu prezentu na kilka części w celu uniknięcia zgłoszenia. Progi dla prezentów gotówkowych i niegotówkowych mogą również różnić się, niższy próg dla prezentów gotówkowych,  niesie wyższe ryzyko (na przykład 50 USD dla prezentów gotówkowych i 200 USD dla prezentów niegotówkowych). Dokładna kwota progu prezentu powinna odzwierciedlać kontekst krajowy, w tym średni poziom dochodów i krajowe przepisy antykorupcyjne dotyczące prezentów. Niemniej jednak głównym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o progu prezentu nie powinny być wygoda składającego deklarację czy dominująca tradycja. Wręczanie prezentów urzędnikom publicznym może być dobrze zakorzenioną tradycją w danym kraju, ale nie eliminuje to ryzyka konfliktu interesów czy łapówek ukrytych jako prezenty i nie powinno oznaczać, że formularz deklaracji majątkowej powinien ustalać wysoki próg, aby wyłączyć zgłoszenie większości prezentów. Rozważania antykorupcyjne powinny mieć priorytet, a każdy prezent, który ma potencjał wpływania na bezstronny osąd urzędników publicznych, powinien zostać ujawniony w formularzu, który w pierwszej kolejności powinien wymagać informacji o rodzaju prezentu i odbiorcy. W przypadku prezentów gotówkowych (donacje, pomoc finansowa), formularz powinien obejmować gotówkę lub jej ekwiwalent (na przykład bony i karty podarunkowe), darowizny oraz pomoc finansową otrzymaną przez urzędnika lub członków rodziny, które nie muszą być spłacane. Pomoc finansowa, która musi być spłacona, traktowana jest jako zobowiązanie finansowe i powinna być zgłoszona w odpowiedniej sekcji formularza.

Zobowiązania finansowe

Długi, zobowiązania, pożyczki, kredyty hipoteczne i inne zobowiązania finansowe zaciągnięte przez urzędnika publicznego oraz członków jego rodziny są niezbędne do przeprowadzenia analizy zmian  majątku. Te zobowiązania stanowią również wskaźniki możliwych interesów wpływających na stan majątkowy urzędnika. Ważne jest, aby zauważyć, że ta sekcja wymaga ujawnienia informacji dotyczących wyłącznie tego, co urzędnik publiczny jest winien innym osobom, ponieważ to, co jest mu należne, zostało już zadeklarowane w sekcji „Aktywa”. To rozróżnienie powinno zostać uwzględnione w formularzu, aby wyjaśnić obowiązki dotyczące ujawniania. Aby uniknąć ujawniania zobowiązań o małej wartości, prawo powinno ustalić próg (na przykład 3 000 USD dla pierwotnej kwoty zobowiązania). Podobnie jak w sekcji  „Dochody”, oraz w innych częściach formularza, zobowiązania finansowe składającego deklarację lub członka jego rodziny jako właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej lub w innym podobnym statusie również powinny być zgłoszone w tej sekcji. Zobowiązania prawnych podmiotów, w których składający deklarację lub członek jego rodziny posiadają udziały lub inne interesy, nie powinny być zgłaszane. Sekcja dotycząca zobowiązań finansowych powinna obejmować informacje o składającym deklarację i wszystkich członkach rodziny.

Typ zobowiązań finansowych:

• kredyt bankowy
• pożyczka z instytucji finansowej nienależącej do sektora bankowego
• debet/zadłużenie na karcie kredytowej
• kredyt hipoteczny
• kredyt konsumpcyjny
• leasing/zakup na raty
• dług podatkowy
• ubezpieczenie na życie
• inne rodzaje ubezpieczenia
• pożyczka prywatna
• zobowiązanie finansowe, w którym składający deklarację lub członek jego rodziny jest poręczycielem
• inne

Ta część formularza może również obejmować zobowiązania finansowe, w których składający deklarację lub członek jego rodziny jest poręczycielem, ponieważ jest to potencjalne zobowiązanie i może wskazywać na istotny interes. Informacje te mogą być przedstawione jako odrębny typ zobowiązania finansowego jeśli to zobowiązanie jest uwzględnione w formularzu i wybrane przez składającego deklarację, to składający deklarację musi podać szczegóły wskazane w formularzu.

Wydatki i inne transakcje

Ujawnienie wydatków i innych transakcji jest istotne dla uzyskania pełnego obrazu sytuacji finansowej składającego deklarację, śledzenia zmian w majątku oraz zarządzania konfliktami interesów. Sekcja dotycząca aktywów obejmuje jedynie wydatki prowadzące do nabycia aktywów oraz udzielone pożyczki. Wydatki, jako odrębna kategoria, obejmują płatności za usługi (np. podróże, opieka zdrowotna, edukacja itp.) i prace (np. budowa), darowizny lub prezenty przekazane przez składającego deklarację lub członka jego rodziny oraz inne transakcje,które nie są objęte innymi częściami formularza. Do tych transakcji zalicza się wymianę aktywów — tj. nabycie i zbycie tego samego aktywa w okresie sprawozdawczym.

Aby uniknąć duplikacji, formularz powinien wyjaśniać, że jeśli składający deklarację już zgłosił transakcję w innych sekcjach (np. nabycie aktywów w sekcji dotyczącej odpowiedniego typu aktywów), nie powinno być to zgłaszane ponownie w sekcji dotyczącej wydatków i innych transakcji. Aby uniknąć zgłaszania transakcji o małej wartości, powinien istnieć próg dla wydatków i innych transakcji (np. 3 000 USD na pojedynczy wydatek lub łączna kwota kilku wydatków, jeśli dokonano ich osobno w celu nabycia tego samego aktywa lub usługi; alternatywnie próg może być powiązany z wynagrodzeniem składającego deklarację, na przykład wysokością miesięcznego wynagrodzenia). Dokładna kwota progu powinna być określona na podstawie kontekstu krajowego, w tym średniego poziomu dochodów.

Sekcja dotycząca wydatków i innych transakcji powinna obejmować informacje dotyczące składającego deklarację oraz wszystkich członków jego rodziny.

Działalność poza służbą publiczną i inne interesy

Aby system zapobiegania konfliktom interesów działał skutecznie, formularz powinien wymagać od składających deklaracje dostarczenia szczegółowych danych na temat ich interesów. Sekcje formularza dotyczące aktywów, dochodów, wydatków i zobowiązań mogą również wskazywać odpowiednie interesy (na przykład relację z osobą, która pożyczyła pieniądze składającemu deklarację lub z podmiotem prawnym, który wypłacił wynagrodzenie członkowi rodziny składającego deklarację). Ta sekcja koncentruje się na innych rodzajach interesów, które nie są związane z aktywami i nie są istotne dla analizy majątkowej składającego deklarację. Aby lepiej zorganizować informacje na temat interesów, rekomendujemy poproszenie o nie w następujących podsekcjach.

Zatrudnienie równoległe i działalność składającego deklarację (płatna lub niepłatna)

Przepisy często zabraniają lub ograniczają publicznym urzędnikom podejmowanie dodatkowego zatrudnienia lub działalności poza pełnieniem funkcji publicznych. Nawet jeśli zatrudnienie lub działalność nie jest zabroniona, warto posiadać te informacje w celu zarządzania ewentualnymi konfliktami interesów, które mogą pojawić się w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. W niektórych krajach zatrudnienie równoległe jest dozwolone, jeśli nie odbywa się w godzinach pracy urzędnika publicznego i nie koliduje z obowiązkami na stanowisku. W innych krajach dozwolona jest tylko działalność badawcza, edukacyjna, twórcza i inne (takie jak bycie sędzią sportowym lub prowadzenie praktyki lekarskiej), gdy urzędnik pełni funkcję publiczną. Gdy dane stanowisko przynosi dochód, również jest ono zgłaszane w sekcji dotyczącej dochodów, więc podsekcja dotycząca zatrudnienia i działalności może zawierać pewne powielające się informacje. Ta część obejmuje także stanowiska i członkostwo w organach zarządzających, nadzorczych, kontrolnych i innych organizacji komercyjnych i niekomercyjnych (takich jak zarządy wykonawcze lub nadzorcze oraz komisje rewizyjne).  Ta część dotyczy wyłącznie składającego deklarację.